受付・秘書の仕事内容、求められるスキルとは?

受付・秘書のお仕事

受付・秘書のお仕事

上司の右腕となるような秘書は良く気が利き、愛想も良くないといけません。
また、立ち回りなど実務を積んでいないとしていない分からないことも多いので、
経験者の募集が多くなっています。

受付は電話対応やビジネスマナーなどの知識があれば、
比較的経験が少なくても仕事を探しやすいようです。
また短期のお仕事が多いのも受付業務の特徴です。

秘書の仕事内容

秘書の仕事は「上司を補佐すること」が主な仕事となります。
例えば社長秘書であれば、社長が円滑に仕事が行えるよう
定型的業務・非定型的業務の両面から補佐業務を遂行するものです。

定型的業務とは

スケジュール管理・環境設備・身の回りの世話・電話応対など、
日常的に発生するであろう業務を指します。

非定型的業務とは

不測の事態やアクシデントに際する対応です。
沈着冷静な判断や対応が望まれるものです。
これらは上司となった人物個々の意向が大きく反映するものですから、
柔軟かつ実直な態度で臨むことが必要とされます。
そのため募集に関しては「経験の有無」を問われる場合が多いのも、秘書の業務です。

受付の仕事内容

受付とは「来客をご案内する」というものが主な業務となります。
「企業の顔」として与える印象が大きなことから、
ビジネスマナーの徹底や臨機応変な対応から
好感を与える表情や笑顔といったことまで、求められる範囲は多岐にわたります。

より高いレベルのサービスを追求するという意味では、
努力介入度が高い職業とも言われています。
企業受付やセミナーの受付、ホテル、ショールーム、
商業施設、病院、展示会などが活躍の場となっています。

必要なスキル・経験

ビジネスマナー、ホスピタリティー、
ワード・エクセルを含む基礎的なスキルが必要とされます。
英会話力などを求められる場合も多々あります。
秘書技能検定やビジネスマナー検定など、客観的に判断できる材料を持っていると更に有利。

秘書は「要経験」の条件が付く場合が多いことの比べ、
受付は経験を問われず短期間のものの単発的な仕事が見つけやすいのが特徴です。
未経験の場合は経験を条件としない受付で経験を積み、
スキルのアップをはかるというのが有効な手段です。

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